Bab 11 : Komunikasi dalam Organisasi

Istilah manajemen komunikasi adalah relative baru. Komunikasi adalah proses pemindahahan  pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Pemindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata – kata yang digunakan dalam percakapan,tetapi juga ekspresi wajah,intonasi,titik putus vocal dan sebagainya.

Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya tranmisi data tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan – keterampilanya tertentu ( membaca, menulis, mendengar, berbicara dll) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Konsep ini mempunyai unsur – unsur :

Sesuatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti.Suatu sarana pengaliran informasi, dan
Suatu sistem bagi terjalinya komunikasi diantara individu – individu

Proses komunikasi Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda – beda

Model komunikasi yang paling sederhana

Pengirim       ke       Berita      ke      Penerima

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur-unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, seperti di bawah ini :

Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan, yang Diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan simbol-simbol, kemudian Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima,penerima menangkap simbol-simbol, dan Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan, dan Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.

Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan  keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, kepada pihak lain.

Komunikasi Organisasi Semua faktor yang dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam organisasi. Komunikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifitas komunikasi dalam organisasi di pengaruhi oleh beberapa faktor khusus.
Raymond V.

Lesikar telah menguraikan 4  faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.    Saluran komunikasi formal,

2.    Struktur organisasi,

3.    Spesialisasi jabatan, dan

4.    Apa yang disebut Lesikar sebagai“ pemilikan informasi “.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah.

Komunikasi ke bawah ( downward communication ) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah.

Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.Fungsi utama komunikasi ke atas ( upward communication ) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah.

Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :

1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.

2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen- departemen pada tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan – hubungan departemen lini dan staf.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yaitu meliputi antara lain :
1.     Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti     kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.

2.    Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku     orang lain.

3.  Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan  yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

HAMBATAN – HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF

Berikut ini akan dibahas hambatan–hambatan terhadap komunikasi yang efektif tersebut, dengan dikelompokan sebagai berikut :

1. Hambatan–hambatan organisasional, dan

2. Hambatan–hambatan antar pribadi.

Hambatan – hambatan Organisasional

Ada 3 hambatan organisasional, yaitu :

1. Tingkatan hirarki

2. Wewenang manajerial, dan

3. Spesialisasi.

Hambatan–hambatan antar pribadi

Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor–faktor organisasi, tetapi oleh masalah–masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan–hambatan antar pribadi seperti berikut :Presepsi selektif,Status atau kedudukan komunikator,Keadaan membela diri,Pendengaran lemah, danKetidak tepatan pengunaan bahasa.